Defraiement

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Il est parfois nécessaire qu'un bénévole avance des frais pour le compte de l'association (achats en direct, achats urgents dans le cadre d'une action déjà validée,…)

Ci-dessous les étapes clés à respecter afin de permettre au trésorier de procéder au remboursement.


Accord préalable du CA

Il est impératif d'obtenir l'accord préalable du Conseil d'Administration avant d'engager toute dépense. Merci pour cela d'adresser vos demandes avec une estimation des montants par mail à l'adresse ca [at] ubuntu-fr [point] org. Préciser dans le sujet le mot clé URGENT si nécessaire, et n'hésitez pas à relancer si la réponse ne vous parvient pas dans un délais raisonnable. Dans le cadre d'un événement, c'est un budget global qui est validé avec des prévisions de dépenses (défraiements, frais de bouche, frais d'impression, achat d'équipements,…).

D'un point de vue trésorerie, cet accord préalable permet de s'assurer que les liquidités nécessaires au remboursement sont disponibles et de les bloquer en prévision du remboursement.

Dans le cas où il vous est nécessaire d'obtenir un remboursement rapide, n'hésitez pas à demander au préalable le numéro de téléphone du trésorier afin de pouvoir le prévenir en direct dès envoi de vos justificatifs (cf modalités ci-dessous).

Formuler sa demande de remboursement

Justificatifs

Toute demande de remboursement doit être accompagnée d'une facture. Un effort particulier doit être fait afin de faire libeller cette facture au nom d'ubuntu-fr.

Adresse de facturation

ubuntu-fr
23 rue Greneta
75002 PARIS

Aucun remboursement ne sera effectué sans justificatif.

Modalités

Par principe, tout remboursement est effectué par virement bancaire. De manière exceptionnelle, le remboursement peut-être réalisé par chèque bancaire. Pour des exigences de traçabilité, en aucune manière les défraiements ne sont réalisés en espèces.

Par conséquent, il est nécessaire de communiquer au trésorier les éléments suivants vos prénom, nom et numéro de compte (IBAN).

Envoi de la demande

Les demandes de remboursement doivent être transmises directement au trésorier, par mail, à l'adresse suivante : tresorier [at] ubuntu-fr [point] org.

Pour résumer, cette demande doit contenir :

  • un rappel succinct de l'objet de la demande de remboursement
  • une facture à titre de justificatif
  • vos prénom et nom
  • votre numéro de compte au format IBAN ou un RIB en pièce jointe.

Durée maximum pour formaliser une demande de remboursement

La durée maximum autorisée pour formuler une demande de remboursement (complète avec tous les éléments cités ci-dessus) est de 3 mois à compter de la date effective de la dépense.

Délai de remboursement

Pour une demande effectuée dans les deux semaines suivant la dépense, l'équipe fera son maximum pour procéder au remboursement dans les deux semaines suivant la demande.

Pour une demande effectuée dans les trois mois suivant la dépense, l'équipe fera son maximum pour procéder au remboursement dans les trois mois suivant la demande…

Si à l'issue de cette durée aucun virement ne vous est parvenu, n'hésitez pas à relancer gentiment le trésorier ou le CA !