Envoi de colis

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Il arrive régulièrement que nous devions envoyer des colis dans l'association. Souvent pour alimenter la plateforme de stockage de la boutique en ligne En Vente Libre, mais également pour déplacer nos supports promotionnels et goodies sur les sites des événements en France.

Ci-dessous quelques étapes simples pour que tout se passe correctement si vous devez faire un envoi.


Prévenir les bonnes personnes de l'envoi

Dans tous les cas prévenir le Conseil d'administration en écrivant un courrier à ca [at] ubuntu-fr [point] org.

Ensuite prévenir le destinataire, la personne qui va recevoir le colis.

Pour En Vente Libre

Il faut prévenir En Vente Libre en écrivant à l'adresse contact [at] enventelibre [point] org. Les mettre en copie du courrier destiné au Conseil d'administration suffit par exemple, ou l'inverse.

Préparer les colis

Trouver le bon conteneur

Suivant ce que vous envoyez, prévoir un conteneur adéquat, suffisamment résistant.

Quelques exemples :

  • enveloppe renforcée ou rembourrée
  • carton d'un précédent colis
  • carton prêt à poster

On peut acheter des cartons en papeterie ou dans les magasins de fournitures de bureau ou au bureau de poste.

Remplir un bordereau d'envoi

Pour formaliser nos échanges, nous avons formaté un bordereau d'envoi ou il faut renseigner, l'expéditeur, le destinataire, le contenu du colis, et un petit texte sympa avec des indications de retour si nécessaires.

Vous pouvez télécharger ce bordereau au format ODT pour le modifier et l'imprimer.

Les zones à modifier :

  • L'adresse du destinataire au milieu à droite
  • L'adresse de l'expéditeur (vous) en haut à gauche
  • La liste du contenu du colis en bas à gauche
  • Les informations utiles pour un éventuel retour, le rappel des informations de contact, etc… en bas à droite

Une fois imprimé, glissez le dans le colis ou mieux, glissez le dans une pochette plastique (sac congélation transparent, ancienne pochette plastique pour classeur, autre…) plié en deux face adresse d'expédition visible, et coller celle ci sur le carton bien visible.

Il faut un bordereau d'envoi par colis.

Note Note : Vous pouvez joindre ces bordereaux au courrier que vous aller faire au CA et au destinataire pour les prévenir.

Fermer les colis

Mettre tout ce que vous avez à envoyer dedans, et fermer correctement de façon à ce que ça ne s'ouvre pas pendant le transport.

Bien penser à caler tous les éléments un peu solides dedans pour éviter les mouvements qui peuvent les endommager.

Choix du transporteur

Le choix du transporteur vous appartient. Essayer juste de choisir le plus simple pour vous (distance, facilité de transport, coût). L'association préférera toujours la solution la moins coûteuse, comme par exemple le coffre d'une voiture si vous avez dans vos connaissances quelqu'un qui fait le trajet désiré ;).

Quelques transporteurs utilisés régulièrement :

UPS
Possibilité de tout faire en ligne avant d'aller déposer le colis préparé dans un point d'enlèvement.
Chronopost
Il faut juste un bureau de poste
Colissimo
Comme chronoposte avec des offres différentes

Demande de remboursement

Suivez ces simples règles et ça se passera bien :

  • GARDER TOUS LES JUSTIFICATIFS (factures si possible à l'ordre d'ubuntu-fr)
  • Scanner les justificatifs ou prenez les en photos
  • Faire pareil avec un RIB pour le virement bancaire
  • Envoyer les justificatifs et votre RIB au trésorier à l'adresse tresorier [at] ubuntu-fr [point] org en rappelant le motif du remboursement.
  • Patienter
  • Relancer le trésorier si ça vous semble trop long ;)

Adresses utiles

ETIK Services (En Vente Libre)

ETIK SERVICES 
Crt n 1 
Blvd du Petit Quinquin 
59810 Lesquin 
FRANCE 

03.20.54.26.63 

Siège de l'asso

Association UBUNTU-FR 
23 rue Greneta
75002 PARIS